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Diagnóstico y propuestas de mejora para el departamento de compras de FORSA S.A.

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Fecha

2012-04-01

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Universidad Icesi

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Resumen

Abstract

FORSA S.A is a multinational company who produce and sales industrial construction equipments, achieving constant yields through three manufacturing plants. However, despite the success and growth achieved, the company headquarters located in Cali, Colombia, is experiencing several problems in a key area of the organizational management process, the Purchasing Department. This area has difficulties due to the lack of an appropriate organizational structure and tasks distribution among its employees, which solutions becomes a great opportunity to make some improvements for the company. In this order, this project is focused at first, on doing a diagnosis of the Department current situation in order to map the existing process. After this overview and through SWOT analysis, the objectives and guidelines that the department needs to implement are detected. Based on this analysis, Cause and Effect Diagram tools, Administrative Theories (by Fayol and Jimenez) and academic knowledge and professional experience, has been found that the Purchasing Department of FORSA SA needs to design processes that allow alternative solutions for the following four critical points: Indirect purchasing control,Generate reports with affiliates, Task redistribution between employees and Manage purchase orders through the information system. Under this proposal, it have proposed some alternatives of implementation whereby processes are evaluated, execution times, changes in responsibilities, operations, synergies, etc., which will be the basis for formalizing to the Chief Executive Operation a design proposal for FORSA S.A Purchase Department that will help the Company achieves its strategic objectives.

Resumo

Descripción

FORSA S.A. es una compañía multinacional que opera en el sector de la construcción y se encarga de la manufactura y comercialización de equipos para construcción industrializada a través de tres plantas manufactureras; forma bajo la cual ha logrado rendimientos sostenibles en el tiempo. No obstante, a pesar de los buenos resultados y crecimientos alcanzados, la casa matriz de la empresa, ubicada en Cali, Colombia, está experimentando algunas dificultades ya que el Departamento de Compras, área clave dentro del proceso de gestión organizacional, presenta dificultades por no contar con la adecuada estructura y distribución de tareas entre sus colaboradores. Esta coyuntura se convierte en una oportunidad de mejora para la empresa. Considerando este problema, este trabajo se enfoca en primera instancia en la realización de un diagnóstico de la situación actual que experimenta el Departamento con el fin de mapear el proceso vigente. A partir de este panorama general y mediante el análisis DOFA, se detectan los aspectos que el departamento necesita abordar. Con base a este análisis, herramientas de Diagrama causa y efecto, Teorías administrativas de Fayol y Jiménez, y la propia experiencia académica y profesional de los autores, se ha determinado que el Departamento de Compras de FORSA S.A. debe diseñar procesos que le permitan abordar alternativas de solución a cuatro puntos críticos: control de las compras indirectas de la compañía, generación de reportes con filiales, redistribución de tareas entre los colaboradores, y administración de ordenes de compra a través del sistema de información. Bajo esta propuesta, se plantean diversas alternativas de implementación mediante las cuales se evalúan los procesos, tiempos de ejecución, modificaciones de responsabilidades, sinergias, operaciones, etc., los cuales serán la base para formalizar ante la Vicepresidencia de Operaciones una propuesta de diseño organizacional para el Departamento de Compras de FORSA S.A. que le ayude a la compañía ha alcanzar sus objetivos estratégicos.

Palabras clave

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS, PRODUCCIÓN INTELECTUAL REGISTRADA - UNIVERSIDAD ICESI, ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS, DOFA, PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA, DEPARTAMENTO DE COMPRAS, GESTIÓN DE COMPRAS, MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN,

Keywords

STRUCTURE, DESIGN, DIRECT PURCHASES, NON-STOCK PURCHASES, TASK DISTRIBUTION, REPORTS STANDARDIZATION, ERP INFORMATION SYSTEM

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