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Ítem Valoración de la primera fase del diseño e implementación del programa de gestión documental en la Universidad Icesi(Universidad Icesi, 2013-01-01) Paz Chacón, Jimmy Fernando; Buenaventura Vera, Guillermo; Asesor TesisValuation of the costs, as well as the benefits that a project can produce, is an essential stage for a suitable administration due to it allows the organization an accurate decision making when assigning its resources and justifying its investments. In this specific case, the first phase of the design and implementation of the document management program at a university entity will be valued. The aim is to look for a better control, management and organization of the received and produced documentation during the administrative activities, planning its access and conservation, bearing in mind the great value that documents in the operation of the institution have.
Ítem Free software for digitalization and management of electronic documents at official entities(2017-01-01) Martínez, Javier LópezTeniendo en cuenta la normativa vigente en Colombia sobre gestión documental y sus mejores prácticas, se diseñó una solución tecnológica para la digitalización y gestión documental en entidades del sector público, siguiendo un método de investigación aplicada. La solución comprende la integración de dos sistemas Web enfocados al software libre. El primero, llamado FuidXel ,es un desarrollo en lenguaje PHP, original del presente proyecto, que comprende una herramienta al lado del cliente para digitalización; y una aplicación Web al lado del servidor, para la conformación del documento, que consta de librerías de herramientas para el tratamiento de imágenes y archivos PDF. El segundo sistema es un gestor de contenido empresarial para la gestión documentos electrónicos llamado Alfresco. FuidXel se integra a Alfresco mediante un protocolo CMIS para el envío de los documentos PDF conformados por las imágenes producto de la digitalización y los respectivos metadatos de gestión, información y trazabilidad.Ítem Aplicación de normas y técnicas de gestión documental al PMBOK 6th para gerencia de proyectos(Universidad Icesi, 2020-07-06) Congote Ramírez, Juan Esteban; Granada Aguirre, Luis FelipeEn la Gerencia de proyectos, la Gestión Documental cobra relevancia, debido a que cada proyecto genera información que debe documentarse de manera adecuada. En Colombia esta disciplina está liderada por el Archivo General de la Nación “AGN” y a nivel internacional existen organizaciones como ISO, que han desarrollado un conjunto de normas para gestionar adecuadamente datos, información y documentos. El Project Management Institute “PMI” en el PMBOK 6TH recomienda la utilización de diversos documentos durante todos los procesos. Actualmente no existe un proceso definido para gestionar los documentos en la gerencia de proyectos, ocasionando que la práctica se desarrolle de manera empírica y muchas veces genere inconsistencias. Para contrarrestar la situación se identifican y describen los procesos de Gestión Documental acogidos por el estado colombiano mediante el Decreto 2609 de 2012 emitido por el Ministerio de Cultura y los documentos recomendados por el “PMI”, arrojando como resultado el Marco de Trabajo Gestión Documental en la Gerencia de Proyectos MT-GDGP 2020, el cual puede ser de gran ayuda para los Gerentes a la hora de Documentar la información de los proyectos liderados.