De papel a bytes: Implementación de un sistema de gestión documental digital

Abstract

El presente proyecto tiene como objetivo principal implementar un sistema de gestión documental digital en la empresa, con el fin de optimizar los procesos internos, reducir costos, mejorar la eficiencia y aumentar la rentabilidad. Para ello, se lleva a cabo un análisis de mercado para identificar las necesidades y oportunidades relacionadas con la gestión documental digital. Se define el alcance del sistema, incluyendo las funcionalidades y características que ofrece. Se desarrolla el sistema de gestión documental digital utilizando las herramientas y tecnologías adecuadas. Se propone implementar el sistema en la empresa, incluyendo la capacitación de los usuarios y la migración de los datos. Se evalúa el rendimiento del sistema para identificar áreas de mejora. Se demuestra que la implementación del sistema de gestión documental digital genera resultados como reducción de costos, donde se estima que la empresa se ahorra montos considerables anuales en costos operativos, mejora de la eficiencia donde el sistema automatiza y optimiza los procesos de gestión documental, lo que permite a los colaboradores dedicar más tiempo a actividades estratégicas, aumento de la rentabilidad gracias a la reducción de costos y mejora de resultados de la empresa. Los beneficios clave del sistema de gestión documental digital incluyen eficiencia operativa al automatizar los procesos, lo que reducirá el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar las tareas, ahorro de costos al reducir temas operativos relacionados con las tareas, uso de papel, tinta y suministros de oficina, así como disminución de contratación de personal para realizar actividades manuales, mejora de la colaboración al facilitar la comunicación entre los colaboradores, al proporcionar una plataforma centralizada para acceder y compartir documentos, mayor seguridad para proteger los documentos confidenciales contra el acceso no autorizado y, mejora de la toma de decisiones al proporcionar acceso a información precisa y en tiempo real.